Bis wann muss ich einen neuen Mitarbeiter zur Sozialversicherung anmelden?

Dienstnehmer müssen noch vor Arbeitsantritt – auch bei fallweiser Beschäftigung – beim zuständigen Sozialversicherungsträger (Gebietskrankenkasse) angemeldet werden.

Die Anmeldung kann in einem einzigen Schritt über das elektronische Datensammelsystem ELDA erfolgen.

Stattdessen, falls bei Arbeitsantritt noch nicht alle Daten des Dienstnehmers vorhanden sind, kann die Anmeldeverpflichtung auch in zwei Schritten erfüllt werden:

Neu ab 1.1.2019 Vereinfachte Meldung

Statt der bisherigen Mindestangaben-Meldung und späteren Vollanmeldung muss ab 1.1.2019 eine vereinfachte Anmeldung vor Arbeitsantritt erfolgen. Darin müssen alle Daten angegeben werden, ohne die eine Anmeldung nicht möglich ist. Alle Daten die noch fehlen müssen nicht wie bisher in der Vollanmeldung bekannt gegeben werden, sondern werden bei der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung gemeldet.

Ab 1.1.2019 wird es nur in Ausnahmefällen möglich sein, eine sogenannte Vor-Ort-Anmeldung vor Arbeitsantritt mittels eines neuen Faxformulars per Fax (05 7807 61) oder Telefon (05 7807 60) zu erstatten. Dabei ist allerdings die Voraussetzung, dass

  • nachweisbar ein wesentlicher Teil der Datenfernübertragungseinrichtung für längere Zeit ausgefallen ist oder
  • die meldepflichtige Stelle nachweisbar über keinen PC und keinen Internetzugang verfügt und auch die Lohnverrechnung nicht von anderer Stelle wie z.B. einem Steuerberater mit entsprechender Ausstattung durchgeführt wird oder
  • die meldepflichtige Stelle die Lohnverrechnung von einer anderen Stelle (z.B. Steuerberater) durchführen lässt und diese nicht mehr erreichbar ist (z.B. bei Arbeitsaufnahme außerhalb der Bürozeiten des Steuerberaters) oder
  • der Beschäftigte in einer Betriebsstätte des Dienstgebers aufgenommen wird und dort keine entsprechende EDV-Ausstattung zur Verfügung steht.

Erfolgte eine Vor-Ort-Anmeldung auf Grund einer kurzfristigen Ausnahmesituation ist die Anmeldung jedenfalls binnen sieben Tagen nach dem Beginn der Pflichtversicherung in elektronischer Form nachzuholen.

Verstoß gegen die Meldebestimmung

Liegt keine korrekte Anmeldung von Dienstnehmern vor, kommt es im Falle einer Kontrolle der Prüforgane des Bundes oder der Sozialversicherung zu einer Anzeige. Die Geldstrafen rei­chen von € 730,00 bis zu € 2.180,00, im Wiederholungsfall bis zu € 5.000,00 pro Vergehen. Ist diese Geldstrafe uneinbringlich, droht eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Wochen.

Bei erstmaligem Verstoß, geringfügigen Abweichungen und unbedeutenden Folgen kann die Geldstrafe auf € 365,00 herabgesetzt werden.

Ferner können bei Nichteinhaltung der Meldefristen Beitragszuschläge, Ordnungsbeiträge oder Verzugszinsen angelastet werden.

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